Tugas Sebagai Notulen

TUGAS NOTULENSI PENGHORMATAN KOMPETENSI

PERMISI

Anda baru saja dipilih atau ditunjuk menjadi sekretaris atau Notulen dalam kelompok Diskusi. Selamat! Notulen adalah catatan tertulis resmi dari sebuah kegiatan pertemuan. Mereka biasanya berisi pernyataan masalah yang dibahas oleh peserta dan tanggapan atau keputusan terhadap isu-isu tersebut, serta daftar peserta. Ini bukan rekaman kata demi kata (transkrip) dari pertemuan, yang biasanya tidak diperlukan.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (618), notulen atau notula bermakna catatan singkat mengenai jalannya persidangan/rapat/diskusi/seminar serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Jadi, notulen adalah sebuah ringkasan tentang hasil pembicaraan dalam rapat/diskusi/seminar yang bersifat ringkas, padat, sistematis, dan secara menyeluruh.

Notulen adalah orang yang diberi tugas dalam seminar untuk membuat catatan singkat tentang jalannya persidangan/rapat/diskusi/seminar/ seminar juga merangkum isi secara tertulis dari persidangan/rapat/ diskusi/ seminar atau seminar. Seorang notulen juga sangat berfungsi dalam kegiatan ilmiah sebab moderator sebagai pengelola kegiatan butuh catatan penting tentang jalannya kegiatan. Pada kebiasaannya tempat notulen berdekatan dengan moderator sehingga ketika berjalan kegiatan tidak terjadi miss communication (kurang komunikasi) antara notulen dengan moderator, dalam hal ini notulen tidak saja menulis dari awal kegiatan namun sampai dengan berakhirnya kegiatan notulen juga berkewajiban menulis jalannya kegiatan.

Baca: http://zulamri.blogspot.com/2010/07/pengantar-seminar-pendidikan.html

Orang yang melakukan pekerjaan notula disebut juga sebagai notulis. Apakah notulis dengan sekretaris sama? Dalam situasi tertentu sekretaris dapat pula menjadi seorang notulis, namun seorang notulis tidaklah otomatis menjadi seorang sekretaris.

Notula merupakan sumber informasi atau sebagai dokumen otentik, karena notulen harus ditulis dengan teliti, tepat dan jelas. Penyusunan notula memerlukan kemampuan menulis secara jalas dan singkat.

Fungsi Notulensi

Notulen memiliki beberapa fungsi yang penting terhadap kegiatan rapat/diskusi/seminar tersebut, antaralain: Sebagai bukti telah di adakan rapat/diskusi/seminar, Sebagai manometer atau ukuran kesuksesan rapat/diskusi/seminar, apakah semua tujuan rapat/diskusi/seminar yang tertuang dalam notula telah berhasil dilaksanakan atau tidak.

Sebagai Alat Bukti; Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di pengadilan. Sebagai contoh: pendaftaran suatu organisasi, bila ada perubahan bentuk atau penutupan suatu organisasi, membuktikan adanya pelaksanaan tugas tau tidak dilaksanakan tugas tersebut.
Sebagai Sumber Informasi Untuk peserta Rapat/diskusi/seminar Yang Tidak Hadir; Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut tetap mengetahui materi rapat/diskusi/seminar yang dibahas dan mengetahui hasil rapat/diskusi/seminar.
Sebagai Pedoman Untuk Rapat/diskusi/seminar Berikutnya; Rapat/diskusi/seminar terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direlisasikan dalam rapat/diskusi/seminar berikutnya sehingga notula dapat dijadikan pedoman.
Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat/diskusi/seminar; Biasanya setelah pembukaan rapat/diskusi/seminar, dibacakan notula hasil rapat/diskusi/seminar sebelumnya sehingga dapat mengingatkan para peserta rapat/diskusi/seminar.
Sebagai Dokumen; Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut kronologis dan dijilid secara rapi lalu dismpan engan baik sesuai dengan sistem pengarsipan.
Sebagai Alat Untuk Rapat/diskusi/seminar.Yang dimaksud dengan rapat/diskusi/seminar semu adalah rapat/diskusi/seminar yang tidak pernah dilaksanakan atau rapat/diskusi/seminar fiktif. Pada saat menyususn notula biasanya dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli hukum.

Baca: http://hidayatnor100.blogspot.com/2011/04/pengertian-notulen-fungsi-dan-contohnya_10.html

Kompetensi untuk menjadi notulensi

Untuk menjadi notulis yang handal, diperlukan beberapa keahlian yang harus dimiliki seorang notulis.Seorang notulis harus terampil atau mampu:

Mendengarkan dan menulis
Memilah dan memilih hal yang penting dan yang tidak penting
Konsentrasi yang tinggi
Menulis cepat
Bersikap obyektif dan jujur
Menguasai bahsa teknis baku dan menguasai materi pembahasan
Mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca notula
Menguasai metode pencatatan secara sistematis
Menguasai metode pengolahan data
Menguasai berbagi hal yang berhubungan dengan rapat/diskusi/seminar.
Menyimpulkan hasil rapat/diskusi/seminar

Sejatinya seorang notulis memiliki beberapa fasilitas penunjang untuk membantu dalam menyelesaikan tugasnya. Beberapa fasilitas dan keistimewaan yang harus diperoleh seorang notulis adalah sebagai berikut:

Notulis diberi informasi mengenai perihal latar belakang rapat/diskusi/seminar, tujuan rapat/diskusi/seminar, pokok masalah rapat/diskusi/seminar, dan jenis rapat/diskusi/seminar sebelum rapat/diskusi/seminar dilaksanakan. Notulis harus mengetahui susunan acara beserta pokok masalah atau materi yang akan dirapat/diskusi/seminarkan agar dapat dipelajari sehingga memudahkan dalam menyusun notula.
Notulis diberi dokumen atau makalah yang dibagikan kepada para peserta rapat/diskusi/seminar yang lain pada saat pelaksanaan rapat/diskusi/seminar.
Notulis diperbolehkan untuk meminta agar peserta rapat/diskusi/seminar menjelaskan atau menyempurnakan kesimpulan yang dikemukakan notulis.
Notulis mempunyai kesempatan untuk mengajukan pertanyaan pada saat rapat/diskusi/seminar berlangsung.
Setiap sesi berakhir, notulis mempunyai hak untuk memperoleh rangkuman dan kesimpulan rapat/diskusi/seminar.
Agar dapat menyempurnakan notulanya, notulis berhak berbicara pada setiap sesi.
Notulis duduk disebelah pemimpin rapat/diskusi/seminar, agar mudah berkomunikasi dan memperoleh informasi secara maksimal.
Apabila rapat/diskusi/seminar berlangsung terlalu lama, maka perlu disiapkan beberapa orang untuk menulis notulis.
Ketika menyusun notula, seorang notulis tidak boleh mengerjakan hal lain karena menyusun notula memerlukan konsentrasi yang penuh.
Jika rapat/diskusi/seminar membutuhkan waktu pengkajian yang lebih lama dan berlagsung alot dan rumit, maka notulis berhak memperoleh keleluasaan waktu untuk meyusun notula akhir.

Macam – macam Notula

Telah dikemukakan bahwa notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidanga (rapat/diskusi/seminar) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Notula ini dapat disusun sebelum rapat/diskusi/seminar, pada saat rapat/diskusi/seminar berlangsung atau sesudah rapat/diskusi/seminar. Notula terbagi menjadi dua jenis yaitu:

Notula Harfiah; Yang dimaksud dengan notula harfiah adalah laporan atau pencatatan secara kata demi kata seluruh pembicaraan dalam rapat/diskusi/seminar, tanpa menghilangkan atau menambahka kata lain (kata dari notulis). Notula harfiah biasanya berbentuk dikte atau catatan stenografi, menulis kembali hasil rekaman, dan gabungan dari keduanya.
Notula Rangkuman; Notula rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat/diskusi/seminar. Oleh karena itu, notulis harus terampil menilai isi pembicaraan setiap peserta rapat/diskusi/seminar. Notulis harus dapat memilah dan memilih setiap pembicaraan. Hal-hal yang ditulis oleh seorang notulis adalah yang sesuai dengan tema rapat/diskusi/seminar da tujuan rapat/diskusi/seminar. Apabila pembicaraannya tidak seseuai dengan tema dan tujuan rapat/diskusi/seminar, maka notulis tidak perlu menulis di dalam notula rapat/diskusi/seminar.

Dalam kontek inilan Notulis juga harus dapat meringkas setiap pembicaraan dan menuliskannya dalam kalimat yang komunikatif dan efektif. Dalam kata lain notula harus ditulis dengan kalimat yang jelas, singkat, dan tepat serta dapat dipahami oleh orang lain. Untuk itu, seorang notulis harus terampil mendengarkan setiap pembicaraan, meringkas, mencatat sambil mendengarkan pembicaraan berikutnya

POLA dan STRATEGI KERJA NOTULENSI

Tahukah Anda cara membuat, menyiapkan, dan mempresentasikan notulensi? Baik mengikuti kitab legislatif “Robert’s Rules of Order atau membuat notulensi dalam latar yang tidak terlalu formal, berikut metode yang penting diikuti anta lain, sbb:

Bagian Pertama: Persiapan Awal

1.Pahami kebijakan/petunjuk Didkusi

Jika sekretaris diharapkan untuk membuat notulensi formal, tanyakan apakah kelompok mengikuti Robert’s Rules of Orders atau panduan lain. Dalam latar yang lebih informal, tanyakan apa yang perlu dimasukkan ke dalam notulensi atau bagaimana notulensi tersebut akan digunakan.

Sebagai pembuat notulensi, Anda tidak perlu mengakrabkan diri dengan seluruh halaman Rules of Order. Meskipun demikian, mendapatkan salinan buku tersebut (atau meminjam dari pimpinan rapat/diskusi/seminar) dapat berguna untuk menjawab pertanyaan khusus.
Pahami peran Anda dengan baik. Sebagian sekretaris pembuat notulensi tidak berpartisipasi dalam rapat/diskusi/seminar, sedangkan sebagian lainnya membuat notulensi dan juga berkontribusi dalam diskusi. Pada kedua kasus, sekretaris seharusnya bukan seseorang yang memiliki peran utama lain, seperti pemimpin rapat/diskusi/seminar atau fasilitator.

2.Siapkan templat sebelumnya

Tiap notulensi rapat/diskusi/seminar akan mengandung banyak informasi yang sama. Templat menciptakan satu format yang konsisten untuk kemudahan referensi. Cantumkan ruang untuk informasi berikut ini:

Nama Kegiatan/organisasi.
Jenis rapat/diskusi/seminar. Apakah ini merupakan rapat/diskusi/seminar mingguan atau tahunan, rapat/diskusi/seminar komite yang lebih kecil, atau rapat/diskusi/seminar yang diselenggarakan untuk tujuan khusus?
Tanggal, waktu, dan tempat. Sediakan ruang untuk awal dan akhir rapat/diskusi/seminar (pembukaan dan pembubaran).
Nama ketua atau pimpinan rapat/diskusi/seminar & nama sekretaris (atau pengganti mereka).
Daftar “peserta” dan “permintaan maaf atas ketidakhadiran”. Ini adalah istilah keren untuk daftar hadir. Catat apakah kuorum tercapai (jumlah orang yang cukup untuk pungutan suara).
Beri ruang untuk tanda tangan Anda. Sebagai pembuat notulensi, Anda harus selalu menandatangani catatan Anda. Tanda tangan tambahan mungkin diperlukan saat notulensi disetujui, sesuai dengan kebijakan organisasi Anda.
Sebuah buku agenda, jika tersedia. Jika ketua atau fasilitator rapat/diskusi/seminar tidak meminta Anda membuat rancangan agenda, agenda tersebut seharusnya tersedia berdasarkan permintaan. Memiliki agenda sebagai referensi akan membantu Anda menyusun notulensi rapat/diskusi/seminar.

3.Bawalah notebook atau laptop Anda

Pastikan bahwa apa pun yang Anda bawa nyaman bagi Anda. Jika Anda akan sering menulis notulensi, simpan notebook untuk tujuan ini, atau buat folder di komputer Anda.

Jika Anda membuat notulensi untuk rapat/diskusi/seminar sebelumnya yang belum mendapat persetujuan, bawa notulensi tersebut bersama Anda.
Meskipun perekam audio dapat membantu Anda membuat transkripsi notulensi kemudian, rekaman tersebut tidak dapat dijadikan pengganti notulensi. Jika Anda merekam rapat/diskusi/seminar, pastikan semua orang yang hadir setuju dan jangan menyerah pada godaan untuk membuat transkrip kata-per-kata.
Belajar stenografi akan mempercepat pembuatan notulensi, tetapi Anda tidak perlu menuliskan setiap kata untuk membuat notulensi. Faktanya, Anda harus menghindari hal tersebut.
Jika Anda diminta membuat notulensi secara publik saat rapat/diskusi/seminar, gunakan Wwbcam, papan presentasi. Pastikan Anda dapat membuat notulensi setelahnya di rumah tanpa memudarkan tintanya sehingga Anda dapat menggunakan ketikan steno untuk mengetik notulensi.

Bagian Kedua: Membuat Notulensi

1. Bagikan daftar hadir

Segera setelah semuanya hadir, bagikan selembar kertas (lebih untuk rapat/diskusi/seminar yang lebih besar) dengan ruang cukup bagi orang untuk menuliskan nama dan informasi kontak mereka. Anda dapat menggunakan kertas ini setelah rapat/diskusi/seminar untuk mengisi bagian daftar peserta di templat Anda, atau tempelkan daftar ini pada notulensi yang telah selesai ditulis.

Jika Anda tidak familiar dengan banyak orang yang hadir, buat sketsa bagan tempat duduk dan isi saat Anda meminta semua orang untuk memperkenalkan diri. Siapkan lembar bagan ini saat Anda menulis notulensi sehingga Anda dapat menyebut orang dengan nama jika memungkinkan (seperti yang dibahas di bawah ini).

2. Isi sebanyak mungkin di templat yang tersedia

Saat menunggu rapat/diskusi/seminar mulai, catat nama organisasi, tanggal dan tempat rapat/diskusi/seminar, serta jenis rapat/diskusi/seminar (rapat/diskusi/ seminar dewan mingguan, rapat/diskusi/seminar komite istimewa, dll). Saat rapat/diskusi/seminar dimulai, catat waktu mulai.

Jika Anda tidak memiliki templat, catat informasi ini di atas notulensi Anda.
Jika rapat/diskusi/seminar diselenggarakan untuk tujuan atau peristiwa khusus, simpan pemberitahuan yang dikirim untuk memberi tahu para anggota. Anda harus menempelkannya ke notulensi setelah disalin.

3. Catat hasil mosi pertama

Sebagian besar rapat/diskusi/seminar formal akan mulai dengan mosi untuk mengadopsi sebuah agenda, jadi langkah ini akan digunakan sebagai contoh. Jika rapat/diskusi/seminar dimulai dengan mosi yang berbeda, pastikan untuk merekam seluruh informasi yang relevan:

Kata-kata yang tepat untuk awal mosi adalah “Saya mengajukan usul.” Hal ini umumnya untuk kalimat seperti “Saya mengajukan usul untuk adopsi agenda ini.”
Nama pengusul (orang yang mengajukan mosi).
Hasil pemungutan suara. Jika pemungutan suara berhasil, tuliskan “mosi diterima.” Jika gagal, tulis “mosi ditolak.”
Anda dapat meminta mosi yang panjang disampaikan dalam tulisan jika Anda tidak dapat merekamnya secara akurat. Jika hal ini terus berulang, mintalah di sela-sela rapat/diskusi/seminar apakah penyampaian mosi dalam tulisan ini dapat dijadikan kebijakan resmi untuk mosi dengan jumlah kata tertentu.
Jika Anda membuat draft agenda, Anda dapat menjadi pengusul mosi ini sekaligus sekretaris notulensi. Hal tersebut boleh saja dilakukan; selama Anda tetap objektif tidak akan ada masalah merekam aksi Anda sendiri.

4. Rekam mosi lain di sepanjang rapat/diskusi/seminar

Dengarkan seluruh diskusi dengan perhatian, tetapi (kecuali diinstruksikan sebaliknya!) jangan merekamnya. Saat mosi baru dibuat, rekam informasi yang relevan.

Ingat, tiap mosi harus mencantumkan kata-kata yang tepat yang diucapkan dalam mosi, nama pengusul, dan hasil pemungutan suara.
Sebagian mosi memerlukan pendukung usulan sebelum masuk ke pemungutan suara. Jika seseorang berkata “Saya mendukung mosi ini” atau kata-kata serupa, catat nama orang tersebut sebagai pendukung.
Jika Anda tidak tahu nama pengusul atau perlu meminta mosi diulangi, interupsi rapat/diskusi/seminar dengan sopan. Merekam informasi secara akurat penting untuk membenarkan interupsi kecil.
Jika suatu mosi diperbaiki, cukup ubah kata-kata dalam mosi di catatan Anda. Kecuali perubahan tersebut kontroversial dan memicu diskusi panjang, tidak perlu mencatat bahwa dalam rapat/diskusi/seminar terjadi perubahan.

5. Dengarkan laporan dan dapatkan salinan laporan

Kapan pun suatu laporan, buletin berita, atau item serupa dibacakan keras-keras, catat judul laporan tersebut dan orang yang membacakannya (atau nama subkomite yang menuliskan draftnya). Jika ada mosi yang terlampir, catat seperti Anda mencatat mosi lainnya.

Paling praktis memperoleh salinan laporan di akhir rapat/diskusi/seminar. Buat catatan untuk meminta salinan pada pembaca atau pemimpin rapat/diskusi/seminar (ketua atau presiden) setelah rapat/diskusi/seminar. Anda akan melampirkan salinan tiap laporan hingga notulensi yang sebelumnya disalin.
Jika salinan tidak tersedia, buat catatan di mana dokumen asli disimpan. Anda mungkin perlu meminta informasi ini setelah rapat/diskusi/seminar.
Jika anggota membuat laporan lisan (dan tidak membaca dari sebuah dokumen), tuliskan ringkasan singkat dan objektif dari laporan tersebut. Jangan memasukkan detail khusus atau kutipan pembicara secara verbatim.

6.Rekam tindakan-tindakan yang diambil atau diberikan

Hal ini meliputi “pengecekan” terhadap tugas di rapat/diskusi/seminar yang lalu, sekaligus tindakan baru. Apakah seseorang telah ditugaskan untuk menulis surat? Catat nama mereka dan instruksinya.

Tergantung pada seberapa formal rapat/diskusi/seminar Anda, banyak tindakan ini yang masuk ke dalam kategori “mosi”. Untuk rapat/diskusi/seminar yang tidak terlalu formal, Anda mungkin perlu menajamkan telinga untuk keputusan-keputusan yang tidak terlalu jelas diatur.
Cantumkan mosi singkat alasan di balik suatu keputusan bila ada.

7.Catat seluruh poin instruksi dan keputusan

Kapan pun suatu keberatan dimasukkan ke dalam prosedur, catat keberatan tersebut serta dasarnya, juga keputusan penuh yang diberikan oleh Ketua.

Pastikan untuk mencantumkan referensi dari Robert’s Rules of Order, aturan internal organisasi, atau protokol perusahaan.
Hanya jika diminta, catat ringkasan diskusi

Secara resmi, notulensi merupakan pencatatan apa yang “dilakukan”, bukan apa yang “dikatakan” Meskipun demikian, penuhi seluruh permintaan khusus organisasi yang diajukan kepada Anda.

Saat mencatat diskusi, bersikaplah seobjektif mungkin. Masukkan poin-poin konkrit, bukan opini, dan minimalkan penggunaan kata sifat dan kata keterangan. Tulisan yang kering, faktual dan membosankan adalah tujuan Anda!
Jangan menyebut orang dengan nama dalam ringkasan diskusi. Ini khususnya penting dalam argumen panas yang dapat menyebabkan masalah.

8.Catat seluruh poin instruksi dan keputusan.

Kapan pun suatu keberatan dimasukkan ke dalam prosedur, catat keberatan tersebut serta dasarnya, juga keputusan penuh yang diberikan oleh Ketua.

Bagian Ketiga: Menyalin Notulensi

1.Mulailah proses ini sesegera mungkin

Paling baik menyalin notulensi resmi segera setelah rapat/diskusi/seminar, saat peristiwanya masih segar dalam ingatan Anda.

2.Gunakan komputer untuk mengetik notulensi rapat/diskusi/seminar

Anda mungkin telah melakukan hal ini jika Anda menggunakan laptop dalam rapat/diskusi/seminar. Simpan catatan Anda dan buatlah dokumen baru untuk notulensi tersebut sehingga Anda dapat membandingkan catatan dan notulensi Anda secara berdampingan.

3.Buat format catatan Anda ke dalam paragraf yang rapi

Setiap mosi, keputusan, atau poin instruksi baru harus dicantumkan dalam paragraf terpisah. Saat Anda membuat format tersebut, periksa apakah Anda:

Menggunakan ejaan dan tata bahasa yang benar. Gunakan pengecek ejaan bila perlu.
Menggunakan bentuk bahasa yang sama di sepanjang laporan. Gunakan bentuk lampau atau bentuk waktu masa kini, tetapi jangan pernah berganti-ganti dalam dokumen yang sama.
Menuliskan seobjektif mungkin. Opini Anda seharusnya tidak boleh disimpulkan dari notulensi tersebut. Anda mencoba membuat rekaman yang objektif untuk digunakan semua orang.
Menggunakan bahasa yang sederhana dan pasti. Bahasa yang samar harus diganti dengan kata-kata yang pasti. Deskripsi yang berbunga-bunga harus dihilangkan sama sekali.
Cukup cantumkan aksi yang diambil, bukan diskusi. Kecuali Anda diminta merekam diskusi, Anda harus fokus pada apa yang dilakukan, bukan apa yang dikatakan.
Memberi nomor halaman untuk kemudahan referensi.

4.Bagikan draft notulensi Anda pada para anggota

Kirimkan salinan kepada tiap anggota menggunakan informasi kontak pada daftar hadir. Jika Anda tidak memiliki informasi kontak mereka, pemimpin rapat/diskusi/seminar seharusnya dapat menghubungi mereka.

5.Bawa notulensi Anda agar disetujui

Anda mungkin akan diminta membacakan notulensi keras-keras di rapat/diskusi/seminar berikutnya dan menyerahkannya untuk disetujui. Jika mosi berhasil, tandai bahwa notulensi diterima.

Jika notulensi dibenarkan sebelum diterima, catat perubahan dalam dokumen dan indikasikan di akhir bahwa notulensi telah diperbaiki. Jangan menggambarkan koreksi secara spesifik.
Jika suatu mosi dibuat untuk mengoreksi notulensi setelah notulensi tersebut diterima, cantumkan kata-kata yang tepat dalam mosi tersebut di notulensi yang relevan dan apakah mosi tersebut disetujui atau tidak.

C. Menggunakan Templat Notulensi

Kunjungi situs pengumpul templat rapat/diskusi/seminar

Templat siap pakai ini akan membantu Anda menghemat waktu mempersiapkan notulensi rapat/diskusi/seminar sekaligus mencegah kesalahan pencatatan.

Luangkan waktu untuk menjelajahi situs-situs tersebut.

Gunakan fitur pencarian dan jelajahi opsi yang tersedia untuk menemukan yang paling tepat untuk Anda.

Jika Anda membutuhkan templat khusus, umum maupun standar misalnya, jelajahilah situs untuk mencari sesuai kebutuhan Anda secara khusus kemudian unduh dengan mengeklik tombol “download” atau “use template”. Pastikan Anda menyimpannya di tempat yang mudah ditemukan agar tidak hilang.

3.Buka berkas templat.

Setelah diunduh, buka berkas zip kemudian buka dengan Microsoft Word atau Excel. Untuk mendapatkan templat dengan kualitas terbaik serta agar lebih mudah digunakan, gunakan versi terbaru Microsoft word. Menggunakan versi terbaru akan membuat pekerjaan Anda lebih sederhana sekaligus memungkinkan Anda menggunakan fitur baru.

Tambahkan logo perusahaan dan tanda hak cipta pada kepala templat

Hapus logo sampel, tetapi pastikan untuk membaca ketentuan pemakaian situs sumber templat. Anda tidak ingin menghadapi masalah hukum yang tidak perlu, bukan?

Ubah judulnya.

Di bagian judul, sorot kata “Meeting/Group” kemudian tikkan judul notulensi rapat/diskusi/seminar Anda.

Ubah temanya (opsional).

Untuk membuat notulensi rapat/diskusi/seminar lebih indah dan profesional, pertimbangkan untuk mengubah warnanya atau memilih tema yang sudah disiapkan. Caranya sederhana, carilah “Page layout” kemudian bukalah bagian “Colors and Themes”. Pada bagian ini, Anda bisa mengatur tampilan templat. Anda bahkan bisa menyesuaikan warnanya dengan warna logo perusahaan.

Berikan nama pada bagian-bagian templat

Seharusnya, ada beberapa bagian pada templat. Anda mungkin membutuhkan lebih banyak, atau lebih sedikit, atau Anda hanya tidak terlalu suka namanya. Anda bisa mengubahnya sesuai kebutuhan rapat/diskusi/seminar Anda secara khusus.

Simpan templat ini di laptop sehingga bisa Anda bawa untuk mencatat notulensi

Jika Anda masih menggunakan Microsoft Office, pekerjaan ini akan mudah dan cepat dilakukan. Anda pun seharusnya bisa mengikuti rapat/diskusi/seminar dengan lebih teratur dan akurat dibandingkan sebelumnya. Atau, Anda juga bisa mencetak templat dan menulis notulensi dengan tangan. Namun, pastikan untuk membuat bagian-bagiannya cukup lebar sehingga Anda bisa memasukkan sebanyak mungkin informasi yang diperlukan.

Periksa templat Anda

Selamat! Templat notulensi rapat/diskusi/seminar selesai Anda buat. Produktivitas dan akurasi kerja Anda selama rapat/diskusi/seminar seharusnya akan meningkat jauh sekarang setelah Anda memiliki templat panduan untuk mengatur catatan rapat/diskusi/seminar. Sama seperti pekerjaan lainnya, bacalah detail pada templat untuk mengetahui apakah ada yang kurang atau belum jelas. Setelah memastikan semuanya benar, templat ini bisa digunakan dan Anda akan lebih siap menghadapi rapat/diskusi/seminar berikutnya.

SIMPULAN

Garis Besar Notula; Penulisan notula harus didahului dengan judul yang menyatakan dengan jelas badan yang mengadakan rapat/diskusi/seminar, serta dimana rapat/diskusi/seminar tersebut diselenggarakan. Setelah itu menyusun daftar nama peserta rapat/diskusi/seminar beserta jabatannya dan yang terakhir adalah peserta rapat/diskusi/seminar yang berhalangan hadir juga harus ditulis. Kemudian notulis mencatat apa yang terjadi dalam rapat/diskusi/seminar. Yang pertama dicatat ialah pengesahan notulen rapat/diskusi/seminar sebelumnya bila rapat/diskusi/seminar yang diadakan waktu itu adalah lanjutan dari rapat/diskusi/seminar terdahulu. Selanjutnya yang perlu dicatat adalah pembahasan-pembahasan serta keputusa-keputusan yang diambil mengenai hal-hal yang tercantum didalam agenda rapat/diskusi/seminar. Dan yang terakhir adalah mencatat pukul berapa rapat/diskusi/seminar tersebut ditutup.

Tips

Ketik notulensi Anda segera setelah rapat/diskusi/seminar selesai. Paling baik melakukan hal ini saat peristiwanya masih segar di ingatan Anda. Penting agar peserta mendapat salinan action item sesegera mungkin setelah rapat/diskusi/seminar.
Duduklah sedekat mungkin dengan pemimpin rapat/diskusi/seminar. Ini akan memungkinkan Anda mendengar segala sesuatu dan meminta klarifikasi tanpa harus mengeraskan suara Anda.
Mintalah orang-orang untuk merekam mosi mereka sehingga Anda tidak perlu merekam di tempat.
Simpan notulensi dalam file yang aman.

Jangan takut menginterupsi dan meminta klarifikasi kapan saja.

Notulensi sangat penting. Catatan ini disimpan dan mungkin dijadikan referensi di tahun-tahun mendatang. Jika menyangkut masalah hukum, misalnya, reputasi seseorang dapat bergantung pada notulensi Anda.
Baca bagian-bagian dalam buku Robert’s Rules of Order, khususnya bagian profesi sekretaris.
Tuliskan hal-hal penting saat dibicarakan. Jika topik yang sama dikemukakan dua kali, jangan kelompokkan bersama-sama.

Peringatan

Jangan memasukkan terlalu banyak detail ke dalam notulensi. Bahkan jika Anda diminta untuk merekam diskusi, buatlah agar sesingkat dan selangsung mungkin. Batasi diri untuk merekam poin-poin penting yang dikemukakan atau Anda akan kewalahan mengisi notulensi dengan detail yang tidak perlu.
Interpretasi dan perasaan pribadi pembuat notulensi tidak boleh dituangkan ke dalam catatan.
Jika satu bagian pertemuan masuk ke dalam kategori kerahasiaan antara pengacara-klien, jangan merekam bagian tersebut. Catat bahwa “Penasihat menginformasikan bahwa diskusi ini termasuk kerahasiaan pengacara-klien. Diskusi ini tidak direkam.”
Jika Anda diminta merekam diskusi rahasia seperti antara pengacara dan klien, buatlah notulensi yang “berbeda” dan simpan terpisah dari notulensi biasa. Beri tanda rahasia dan perjelas siapa yang memiliki akses terhadap dokumen tersebut.

Referensi

Buku Robert’s Rules of Order

Buku Manajemen Kantor

Buku Kamus Besar Bahasa Indonesia (618),